엑셀 파일 50% 압축하는 확실한 방법 3가지

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엑셀 파일 용량이 너무 커서 제대로 열리지 않거나 편집하고 저장할 때마다 컴퓨터가 멈출 것 같은 경험, 저도 정말 많이 겪었습니다.

처음에는 '데이터가 많아서 그런가보다' 하고 넘어갔는데, 알고 보니 보이지 않는 쓸데없는 데이터들이 엄청나게 쌓여있더라구요.

제가 실제로 3MB가 넘던 엑셀 파일을 1.5MB까지 줄인 경험을 바탕으로, 확실하게 효과 보는 압축 팁들을 공유해드리겠습니다.

👉︎확실한 3가지 압축법 미리보기

이 과정을 거치면 파일 내부에 쌓여있던 각종 오류까지 모두 제거되어서, 추후 파일 관리도 굉장히 효율적이 됩니다.

이름 관리자로 쓸데없는 데이터 대청소

엑셀 상단 메뉴의 '수식 → 정의된 이름'에서 '이름 관리자'를 찾아보세요. 여기가 바로 엑셀 파일을 무겁게 만드는 숨겨진 범인입니다.

이름 관리자를 실행해보니 정말 지저분한 이름, 값, 참조 대상들이 목록으로 가득 차 있더라구요. 한꺼번에 선택한 다음에 '삭제' 버튼을 과감히 눌러보세요.

인쇄영역 설정도 함께 지워질 수 있는데, 나중에 다시 설정하면 되니까 별로 중요하지 않습니다. 파일을 저장해보면...

보시다시피.. 기존의 3.18MB였던 엑셀 파일 용량이 1.92MB로 확 줄어들었습니다. 이것만으로도 상당한 효과가 있죠?

지저분한 셀스타일 완전 제거하기

엑셀 상단메뉴의 '홈 → 스타일'을 확인해보세요. 엑셀 파일 자체 용량이 크거나 서식이 제대로 적용되지 않는다면 '스타일' 오류가 있다고 보시면 됩니다.

위 화면처럼 빨간색으로 표시한 부분은 전혀 불필요하니까 삭제를 추천합니다.

먼저 해당 엑셀 파일의 확장자를 zip으로 변경하신 다음 압축을 풀어주세요.

압축이 해제된 폴더로 들어간 다음 xl 폴더에서 styles.xml이라는 파일을 찾으세요. 그리고 '메모장'으로 열어보면...

엄청 복잡해보이는 데이터가 열거됩니다. 당황하지 마시고 Ctrl+F 단축키로 'cellstyles'를 검색하세요.

<cellstyles>와 </cellstyles> 사이의 내용을 찾으셨다면 그 부분을 모두 삭제한 다음 저장합니다.

그리고 압축해제된 폴더를 그대로 다시 압축하세요. 1.92MB였던 엑셀 파일 용량이 1.74MB로 줄어들었군요.

확장자 변경으로 극한 압축하기

마지막 세 번째는 확장자 변경을 통한 압축입니다. 먼저 열려있는 엑셀 통합문서(xlsx)를 다른 이름으로 저장합니다. 파일 형식 중에서 XML 스프레드시트 2003(xml)를 선택하세요.

저장할 때 통합 문서의 기능 일부가 손실될 수도 있다는 경고메시지가 나오는데 그냥 '예'를 클릭하세요~ 

여기서 중요한 건 파일을 절대 닫으면 안 된다는 점입니다. xml 파일이 제대로 열리지 않을 확률이 높거든요.

그 상태에서 바로 다시 한번 더 엑셀 97-2003 통합문서(xls)를 선택해서 다른이름으로 저장하세요.

아무래도 확장자가 다르다보니.. 호환성 검사관련 메시지가 나타나기도 합니다. '계속' 버튼을 누르세요. 이러면 용량이 훨씬 큰 xls 파일로 저장되는데 여기가 끝이 아니고요.

그리고 다시 엑셀 통합 문서(xlsx)로 저장하세요.

3가지 과정을 모두 실행한 결과, 1.59MB까지 줄어들었습니다. 딱 50%가 줄어들었네요.

추가로 알아두면 좋은 압축 꿀팁

더 확실한 압축을 원한다면 새 파일을 만들어서 필요한 데이터만 복사하는 것도 좋습니다. 시간은 좀 걸리지만 효과는 제일 확실해요.

2025년 최신 버전에서는 바이너리 형식(.xlsb)으로 저장하는 것만으로도 10-30% 압축이 가능합니다. 함수가 많은 파일이라면 모든 함수를 '값'으로 바꾸는 것도 추천합니다.

하나의 엑셀 파일 속에 상당히 많은 시트가 포함된 경우라면 기대보다 용량이 크게 줄어들지 않으니 참고하시기 바랍니다.

자주 묻는 질문

Q1. 이름 관리자를 모두 삭제해도 문제없나요?

A. 대부분의 경우 문제없습니다. 중요한 이름 정의가 있다면 미리 메모해두고 나중에 다시 설정하시면 됩니다. 인쇄영역도 다시 설정 가능해요.

Q2. 확장자 변경 과정이 너무 복잡한데 더 간단한 방법은 없나요?

A. 바이너리 형식(.xlsb)으로 저장하는 것만으로도 충분히 효과적입니다. 복잡한 과정은 정말 극한으로 용량을 줄여야 할 때만 사용하세요.

Q3. 용량을 줄인 후에도 파일이 느리게 열리는데요?

A. 함수가 너무 많거나 조건부 서식이 복잡한 경우 여전히 느릴 수 있습니다. 함수를 값으로 바꾸거나 조건부 서식을 단순화해보세요.