엑셀에서 원하는 부분만 인쇄하는 방법, CTRL키 활용하면 쉬워요

엑셀에서 청구서나 작업일보 같은 문서를 작업할 때, 전체 내용이 아닌 특정 부분만 인쇄하고 싶은 경우가 많죠. 아무 생각 없이 인쇄 버튼만 누르면 불필요한 내용까지 모두 출력되어서 종이와 잉크가 낭비됩니다.

그래서 원하는 범위만 정확하게 인쇄하려면 인쇄영역 설정이 필수예요. 방법만 알면 생각보다 간단하답니다.

더 자세한 내용은 여기서 확인하세요.

인쇄영역 설정하는 기본 방법

개인적으로 매월 관리비 청구서를 인쇄할 때 이 기능을 자주 사용하는 편이에요. 인쇄영역이라는 개념을 모르면 결국 시트 전체가 인쇄되면서 불필요한 낭비가 발생하죠.

인쇄영역 설정 관련 메뉴는 엑셀 상단의 '페이지 레이아웃' 탭에 있어요. 마우스를 올려보면 '시트에서 인쇄할 영역을 선택합니다'라는 간단한 설명이 나타나죠.

특정 표 하나만 범위로 지정해서 인쇄영역을 설정하면, 인쇄 미리보기에서 해당 표만 나타나는 걸 확인할 수 있어요. 딱 원하는 부분만 인쇄되도록 설정된 거죠.

원하는 범위만 선택해서 인쇄하기

부분적으로 인쇄하고 싶다면 키보드 CTRL키를 누른 상태에서 마우스 드래그로 원하는 범위를 지정해주세요. 위 화면처럼 중간 표는 제외하고 위아래 표만 선택할 수 있어요.

범위 선택이 끝나면 '인쇄영역 설정' 버튼을 다시 눌러주면 됩니다.

이제 '인쇄 미리보기'로 확인해보면 지정한 표 2개가 각각의 페이지로 나뉘어서 총 2페이지가 된 걸 볼 수 있어요. 엑셀 인쇄영역 범위 지정이 생각보다 쉽죠?

실제 예시를 들어보죠. 아파트 관리비 청구서에서 501호부터 510호까지 있는데, 이 중에 공실이 2집이 있다면 해당 호실은 청구서 인쇄가 불필요하잖아요.

이럴 때 엑셀 인쇄영역 설정 범위 지정 방법을 활용해서 그 부분만 인쇄되지 않도록 설정하면 됩니다.

실제 거주하는 집이 딱 하나뿐이라면, 위와 같이 해당 호실이 있는 하나의 표만 지정해서 인쇄하면 되겠죠. 이런 방식으로 얼마든지 인쇄영역 범위 지정을 응용할 수 있어요.

반대로 빈 집이 하나도 없다면 당연히 모든 호실에 관리비 청구를 해야하니까, 해당 페이지 전체를 범위로 지정하고 엑셀 인쇄영역 설정을 하면 됩니다.

인쇄영역 해제와 활용 팁

이 부분이 바로 엑셀 인쇄영역 설정시 특정 범위 지정하기 방법의 핵심이라고 볼 수 있어요. 중간에 비어있는 호실이 있으면 그 부분만 건너뛰고 나머지 세대만 선택해서 CTRL키와 마우스를 이용해 엑셀 인쇄영역 설정을 한 다음 인쇄하시면 됩니다.

여기서는 관리비 청구서를 예시로 들었지만, 매일 또는 일정 주기로 작성해야 하는 각종 엑셀 서식들(작업일보 등)도 같은 방법을 적용해보세요. 인쇄영역을 해제하고 싶을 때는 '페이지 레이아웃' 탭에서 '인쇄영역' 드롭다운을 클릭하고 '인쇄영역 지우기'를 선택하면 됩니다.

Q. 인쇄영역을 설정해도 전체가 인쇄되는 이유는 뭔가요?
범위 선택을 제대로 하지 않았거나, 인쇄영역 설정 버튼을 누르지 않았을 가능성이 높아요. 원하는 범위를 정확히 드래그한 후 '페이지 레이아웃 → 인쇄영역 설정'을 클릭해주세요.

Q. 떨어져 있는 여러 범위를 한번에 선택하려면 어떻게 하나요?
CTRL키를 누른 상태에서 마우스로 각각의 범위를 드래그해주시면 됩니다. CTRL키를 놓지 말고 계속 누른 채로 여러 범위를 선택할 수 있어요.

Q. 설정한 인쇄영역을 해제하고 싶어요
'페이지 레이아웃' 탭에서 '인쇄영역' 드롭다운 메뉴를 클릭하면 '인쇄영역 지우기' 옵션이 있어요. 이걸 클릭하시면 기존 설정이 모두 해제됩니다.

Q. 작업일보나 다른 문서에도 같은 방법을 사용할 수 있나요?
네, 당연히 가능해요. 엑셀로 만든 모든 문서에서 동일한 방법으로 특정 범위만 선택해서 인쇄할 수 있습니다. 반복되는 업무에서 특히 유용하죠.